Fluxos escritos e auditados são fundamentais para o sucesso do canal de compliance.
O canal de denúncias é uma poderosa ferramenta para monitorar o programa de compliance da Organização. É por meio dele, que a maioria das comunicações de irregularidades são recebidas.
As organizações precisam estar preparadas para tratar adequadamente as denúncias, caso contrário, o canal perderá a sua credibilidade.
Por isso, se faz necessário planejar e estabelecer um fluxo de tratamento para as denúncias, nomeando e capacitando os responsáveis que atuarão no processo, e estabelecendo os protocolos necessários a fim de solucionar cada demanda.
Preparamos um fluxo exemplificativo, para você entender o processo !
Envio – por meio de canais específicos, os interessados conseguem fazer o envio de denúncias, dúvidas ou sugestões, recebendo ao final um número de protocolo.
Recepção – um especialista interno ou terceirizado, avalia o teor da comunicação e realiza um tratamento preliminar, estabelecendo a comissão de apuração para aquela denúncia, garantindo neste momento a segregação de funções e o afastamento de conflitos de interesse.
Apuração – no Siscompliance, a apuração dos fatos narrados na denúncia, é realizada de forma digital, por meio de um processo auditado e virtual. Nele é realizada a classificação da denúncia, a criação de todas as movimentações e a comunicação com o denunciante. Ainda, são estabelecidos prazos, tarefas e pode existir o acionamento de pessoas externas, por meio de uma funcionalidade exclusiva.
Conclusão – ao final da apuração um relatório de apuração deve ser gerado, incluindo recomendações, que assim uma decisão possa ser tomada pelos gestores.
O objetivo do fluxo é garantir um processo de apuração isento e qualificado. Por isso, o estabelecimento de fluxo de tratamento e a utilização de ferramenta especializada é indispensável em todas as organizações que possuem canal de denúncias.
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